Microsoft 365で業務効率化！
日立ソリューションズ・クリエイトは、日立グループ内でMicrosoft 365の活用をいち早く推進し
その実績とノウハウを基に、お客さまの業務効率化をご支援しています。
そのきっかけ、活用例や人財育成などのストーリーをご紹介します！
Microsoft 365活用のきっかけ
すべての始まりはSharePoint Serverから
まだ日立グループ内ではMicrosoft 365（クラウド）ではなくSharePoint Server（オンプレミス）がメインで使われていた頃のことです。
SharePoint Serverの主な用途は、あくまでドキュメントの管理と共有でした。
そんな折、「イントラサイトで、ユーザー自身が更新可能な『Webサイトの管理者一覧』を作りたい」とのご要望を受けました。
ご要望に応えるべく、私たちは、これまでCGI（プログラム）で実装していた一覧の入力・更新・表示を、SharePoint Serverのカスタムリストと付属のフォームを使って実現することをご提案しました。これによって、工数を1/3程度にまで抑えられるのではないかと考えたわけです。SharePoint Serverでは、通常のHTMLのサイトと同様にCSSやJavaScriptを組み込むことで、サイトのデザイン性を担保できました。さらに、アプリケーションを活用することで、CGI（プログラム）コーディング不要でサイトの構築が可能だったのです。
Microsoft 365の登場
Microsoft 365（当時Office 365）が日立グループに導入されたときには、SharePointのUIがずいぶん変わったことに驚くとともに、Power Automateのコネクターの便利さに感銘を受けたものです。なにしろ、Power AppsでSharePointのリストからボタン1つで簡易Webアプリケーションを作ることができ、かつログインユーザー情報まで取得できるのですから。
それまでのイントラサイト構築の悩みだった、プログラム開発に工数がかかるという課題が解決できました。Formsに至っては、お問い合わせフォーム構築の需要自体がなくなるのでは、とも思われたほどです。
働き方改革、そして在宅勤務のニューノーマルへ
働き方改革への取り組みが求められるようになると、各企業は、本業に時間を割き、残業を削減するために、イントラサイトのような「器」を作る作業をはじめとした手作業での業務を効率化していく姿勢を強めていきました。この流れが一気に加速したのは、昨今のニューノーマルでの在宅勤務化です。
ノートPCは1人1台ずつ支給。会議は画面を共有しながらオンラインで。紙媒体や対面での会話に代わって、こうしたデジタルツールの活用が急速に広まりました。他にも、ニューノーマルで活躍中のツールとして、例えば次のようなものが挙げられます。
- Teams/Plannerを使ったオンラインワークショップ（意見の集約時の多数決には、Teams上にFormsを埋め込んでその場で投票）
- 紙・ホワイトボードの代わりにWhiteboardアプリ/クラウド共有のPowerPointスライドで画面共有しながら議論
Microsoft 365での業務効率化とは？
経理・調達・勤休・受注・顧客管理。世の中には業務に特化した専用のシステムやサービスがあり、日立グループでも多々導入されています。
一方、Microsoft 365の各種アプリを使った業務効率化は、それらの専用システム/サービスには乗らない、部門単位の独自の運用やイントラサイト運用など、日常業務のDXのためのものと考えています。
もちろん、「お問い合わせフォーム構築の需要自体がなくなるのでは」とはいっても、やはりFormsだけでは対応できないケースはあるものです。そういうときには、データベースの使用やスクラッチでの開発が必要になります。
つまり、Microsoft 365は、あらゆる業務に一律に適用しようとするのではなく、専用システム/サービスとの使い分けをしながら活用していくことがポイントです。
私たちのMicrosoft 365活用ノウハウ
さて、日立グループ内でも、ニューノーマルでの業務変革・効率化の必要性を認識するとともに、「Microsoft 365でどうにかできそう」という期待が高まっていました。とはいうものの、
- SharePoint Onlineのサイトの作り方が分からない
- そもそもMicrosoft 365で何ができるのか分からない
- どのアプリケーションも最初の一歩が踏み出せない
……というように、実際には次のステップに進みあぐねている状況でした。 しかし、見方を変えれば、早期からMicrosoft 365を活用してきた私たちのノウハウを展開する機会が巡ってきたとも言えます。 私たちは、日立グループ内で次の提案をしました。
SharePoint Onlineのイントラサイト
- 初期構築の支援
- イントラサイトのオーナー自らが更新できるよう、1時間程度のレクチャーを行う
ほか、更新手順を記載したマニュアルを制作・提供
Power Automate
- テンプレートを参照して業務への適用のヒントを得て、ご提案
構築されているMicrosoft 365のポリシーの適用範囲内かどうかを見極めてご提案しています。 - 案件見積りの登録・担当者へのタスクのアサインの自動化
そのほか、残業申請のフローなどに活用しています。
Power Apps
- SharePointリストのフォームやFormsの項目では実現できないUIのカスタマイズ・デザイン
社内アイデア共有・コンテストをお手軽に実施、個人情報取得の同意のためのアプリをSharePoint Onlineサイトに埋め込む、などで活用しています。
これらの取り組みを通して、次のように業務効率化に寄与する効果が得られました。
Microsoft 365の各種アプリの適用効果※
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- 当社調べ。すべての適用案件でこれらの数値を保証するものではございません。
Microsoft 365の活用を進めるために適した人財とは？
エバンジェリスト
新しいもの好きで、行動派（すぐに情報をキャッチして、とにかく作ってみる人）。
作ってみたものを、Microsoft 365のツールを使って発信もできる人財。
デザイナー
SharePoint Onlineサイトはビジュアル勝負！コーディング知識が不要なので、デザイナー自ら制作が可能です。
デザイナーがグラフィックを制作・選定しながらレイアウトすることで、イントラサイトのクオリティがぐっとあがります。
インフォメーションアーキテクト/ライター
わかりやすいコンテンツを作るためには、構成・表現がポイントになります。そのためにはなくてはならない人財です。
フロントエンジニア（コーダー）
Power Appsは、関数やイベントを駆使して作り上げていきます。コーディング知識があればマスターするのも早いです。
日立ソリューションズ・クリエイトには、このような人財が多数在籍しています！
人財育成と社内活用を広めるポイント
とはいえ、実際にこのような人財を自社で確保するのは大変ですよね。
エバンジェリストの発信する「新しいこと」を管理職の方に率先して理解いただき、トップダウンで全社に浸透させる活動のほか、ボトムアップでの活動推進も大切です。
例えば、当社内では、Microsoft 365の活用・展開にあたって次のような施策を講じています。
- 自社イントラサイトもSharePoint Onlineで構築
- Microsoft 365の各種アプリケーションの活用事例・ノウハウをイントラサイトや部会で展開
- Teamsでチームやチャネルを作って情報交換・共有
- SharePoint OnlineやPower Automateの使い方を社内レクチャー
（Teamsで録画し、社内で広く共有）
- * Microsoft、Microsoft 365、Forms、Office 365、Planner、PowerApps、Power Automate、PowerPoint、SharePoint、Teams、Whiteboardは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。